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成都會議籌備具體有哪些步驟?
作者:admin 發布日期:2021/12/13 10:33:16
會議是各單位部署工作的重要手段,會務工作質量與水平的高低直接影響到決策及其落實的效果。會議活動的籌辦涉及到會前籌備、會中服務、會后總結三個階段。

一階段:成都會前籌備階段。大致要有16個重點步驟:

1.擬訂會議方案。會議方案是組織安排會議的總綱,是會議意圖、目標、計劃實施的書面表現形式。內容包括:會議名稱、時間、地點、規模、議程、擬請出席領導、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛及職責分工等。制訂會議方案要堅持復雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則,增強方案的指導性和可操作性。方案報送相關領導審定后,要立即召集相關單位負責人召開協調會,對各項任務逐項分解落實。

2.起草、審核會議通知。會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式,也是參會人員反饋信息的前提和條件。起草會議通知要做到表述準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內容包括:會議名稱、主送單位、主要內容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、有關事項等。會議通知一般由辦公室負責起草,然后報主管領導審核同意。做好這項工作,關鍵在于落實會議審批制度與提高效率相結合,既要嚴格按程序逐級審核把關,又要迅速及時。

3.下發會議通知。要把握好兩點:一是及時,使參會人員有充裕時間做好準備;二是準確,防止重發、錯發、漏發。在召開緊急會議需要電話通知時,要注意語言的使用,避免出現“明天”“后天”等字眼,必要時說明“星期幾”,防止產生歧義。

4.落實與會人員。按照會議通知要求的時間,對與會人員逐一落實并做好登記,必要的進行電話督促,統計匯總后拉出參會人員、請假人員名單,并及時向有關領導報告。

5.協調出席領導。根據會議性質和要求擬寫領導出席安排,報請主管領導同意后,逐一進行電話通知。內容包括:會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送,確保及時送到相關領導手中。

6.預訂會議室。會議時間確定后,要立即與會議場所聯系溝通,協調預訂會議室,并安排做好先期準備工作。

7.編印會議須知。與會者通過會議通知得到召開會議的信息,但會議的有關安排、要求,需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知,須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內容包括: 日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。

8.制作會議證件。全市大型會議(現場會、紀委全會等)需要制作會議證件,包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據會議主題,從易于識別、方便管理、利于安全的原則設計制作。

9.布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心部位,是會議性質、規格和氣氛的集中體現。主席臺的布置要從會議性質、領導人數、主席臺大小以及方便領導出入席等方面綜合考慮。

10.制作會標。會標體現會議的主題,會標制作一定要準確無誤,并注意把握會標的長度、字體與會場是否協調一致。

11.檢查音響和燈光。根據會議議程安排話筒的數量和擺放位置,并嚴格落實“三檢查”:布置會場時檢查;會前半小時檢查;會前十分鐘檢查。某些法定會議播放《國歌》《國際歌》,要提前進行演練并做好備份,確保萬無一失。檢查會場內是否有燈泡損壞,如有損壞,提前進行更換,有投影演示時需及時調節燈光。

12.編制座區圖,擺放座簽。根據統計整理后的與會人員名單,合理安排與會人員的會場座次。座區圖和座簽認真核對,防止遺漏、重復,防止出現錯別字。

13.組織調度會議用車。地點偏遠或有統一乘車安排時,一般要借用或租用車輛。要安排專人負責車輛的召集和調度,車輛較多時要編排乘車分組,并對車輛進行編號。

14.安排新聞報道。需要新聞報道的會議,協調宣傳等部門提前通知有關新聞單位。

15.安排會場警衛和交通疏導。大型的會議,要通知信訪部門,協調公安機關和交警部門做好會場警衛及交通疏導工作,防止會議過程中出現意外情況。規模較大的會議,由于到會車輛較多,要安排交警到會場附近進行交導。

16.其它保障。會前與供電部門、電信公司等溝通聯系,安排保電、保網絡任務,同時安排會議場所進行內部檢修。會議過程中還需安排專人值班,以便應對突發情況。

二階段:會中服務階段。大致有6個重點步驟:

17.組織會議報到。會議報到是與會人員身份再確認的過程,是與會人員領取會議證件、文件材料、辦理住會手續的必要環節。通過報到能及時使與會人員了解會議安排,掌握會議動態,同時也能使會議組織者及時知曉與會人員情況。會議報到工作要求熱情周到、迅速準確、有條不紊。

18.分發會議材料。會議材料可以在會前通知各單位派人領取,也可以在會場簽到處一并發放,或是提前放置到與會人員桌上。要做到“三不”:即不錯一字;不漏一份;不掉一人。對擺放在主席臺上的材料,要從頭到尾檢查順序和頁碼,確保不出差錯。

19.與音響師對接。準備一套會議材料,包括會議的主持詞交音響師,以方便其把握議程安排與音響的調配。

20.會議值班。會議值班的作用是收集和發送有關會議的信息,協調處理會議期間各項工作和突發事件,落實領導交辦的事項等。安排一人在會場內、一人在會場外值班,及時溝通情況,確保聯系暢通。值班人員要時時將會議的實際進展情況與會議議程進行對比,掌握會議進程。

21.會場服務。提醒工作人員定時供應茶水,巡回檢查會場內的音響、燈光、室溫、通風、屏蔽等情況,發現問題迅速補救。遇到特殊情況需要向會議主持人匯報時,要采取靈活的方式處理,最大限度地減少對會議的影響。

22.維護會場秩序。會場秩序包括會場外秩序和會場內秩序。會議召開時,在會議室門口安排專人值班,防止無關人員進入會場,禁止大聲喧嘩。發現會場內不遵守紀律的行為,予以提醒和制止,要注意做到言辭溫和有禮,態度嚴肅認真,行動不慍不火。會議開始后安排專人到會場清點人數,對遲到、缺席者進行登記。

三階段:會后總結階段。大致有2個重點步驟:

23.會議資料總結歸檔。會后將會議所有文件包括會議方案、會議通知、會議須知、會議簡報、會議發言材料、領導講話等收集起來,按順序裝訂成冊,以備查考。有些會議還要做好錄音、錄像資料的收集整理。根據保密原則,對需回收的會議材料要逐份清查回收。

24.及時梳理總結。分析總結會務工作中的經驗和教訓,找出規律性的東西,以指導做好今后的會務工作。注意收集參會人員對會務工作的意見,虛心采納、整改提高。有的會議還有需要貫徹落實的意見,及時匯總綜合,形成工作情況通報。


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